Office manager · assistante de direction · services généraux
Office managers et assistantes de direction : le vin de l'entreprise, sur toute l'année
Les vœux en janvier, le pot de rentrée, trois pots de départ, la soirée annuelle, les cadeaux clients et les cadeaux salariés en décembre : c'est souvent la même personne qui commande tout, entre deux autres dossiers. Cochez ce que fait votre entreprise ; le calendrier donne, pour chaque évènement, la date limite de commande et un ordre de grandeur en bouteilles. Vous pouvez ensuite ajouter les dates à votre agenda.
Le calendrier du vin de votre entreprise
Rien n'est envoyé : le calcul se fait dans la page. Les quantités sont des ordres de grandeur ; chaque évènement a sa page avec le calcul exact.
Trois habitudes qui simplifient l'année
- Une commande groupée début novembre. Cadeaux clients, cadeaux salariés, soirée de décembre, arbre de Noël et même les vœux de janvier : une seule commande, une seule livraison, une seule facture, passée avant que les transporteurs ne débordent. La page fêtes de fin d'année donne les dates qui comptent : cadeaux avant le 20 novembre, réceptions avant le 5 décembre.
- Un petit stock pour les pots imprévus. Deux ou trois cartons de blanc et de rouge faciles, au frais dans un local tempéré, couvrent un pot de départ annoncé le lundi pour le vendredi.
- Le même vin d'une fois sur l'autre. Une référence qui a plu à la soirée annuelle peut servir aux vœux ; on la recommande sans refaire la dégustation. Demandez le nom et le millésime sur le devis, et gardez-le.
La facture est au nom de l'entreprise, avec la TVA. Ce qui se récupère et ce qui ne se récupère pas (cadeaux au-delà de 73 € TTC par bénéficiaire et par an, réceptions) est sur la page TVA sur le vin ; votre expert-comptable peut aussi utiliser le simulateur cadeaux d'affaires.
Chaque évènement, en détail
Chaque page a son calculateur, réglé sur l'évènement : nombre de convives, durée, part de champagne, budget.
- Évènement d'entreprise, le calcul général
- Vœux de janvier
- Galette des rois
- Séminaire
- Team building œnologique
- Assemblée générale, dîner du conseil
- Afterwork
- Pot de rentrée
- Cocktail dînatoire
- Inauguration
- Lancement de produit
- Portes ouvertes
- Congrès, colloque
- Vernissage
- Stand de salon
- Soirée annuelle
- Dîner de gala
- Anniversaire d'entreprise
- Arbre de Noël
- Pot de départ
- Départ à la retraite
- Cadeau de départ
- Cadeaux salariés
- Coffrets CSE
- Cadeaux clients de fin d'année
- TVA sur le vin
- Fêtes de fin d'année : commander quand
Peut-on avoir un seul interlocuteur pour tous les évènements de l'année ?
Oui : envoyez le calendrier ci-dessus avec la demande de devis. Transvins chiffre les évènements proches, et vous recommandez les suivants par un simple message en citant le devis précédent.
Faut-il commander tout le vin de l'année d'un coup ?
Non. Une commande par saison suffit en général : une en novembre pour décembre et janvier, une en juin pour la rentrée, et un petit stock pour les pots. Commander pour douze mois immobilise de la trésorerie et de la place, pour un vin blanc qui se garde moins bien qu'on ne le croit dans un bureau chauffé.
Combien de temps avant faut-il commander ?
Deux à trois semaines en temps normal. En novembre et décembre, comptez le double : cadeaux clients avant le 20 novembre, réceptions de décembre avant le 5. Si l'entreprise ferme en août, le pot de rentrée se commande avant les congés.
Le vin peut-il être livré au bureau ?
Oui, à l'adresse de votre choix, aux jours et heures d'ouverture que vous indiquez. Les frais de port dépendent du nombre de bouteilles et de la destination : la grille de livraison donne l'ordre de grandeur, le devis le prix exact.
Et pour un pot de six personnes ?
Un caviste près du bureau fera très bien l'affaire, le jour même. Un négociant est utile quand les commandes s'additionnent : plusieurs évènements, des cadeaux, des dizaines de bouteilles.