Entreprise · afterwork
Vin pour un afterwork : 40 collègues, deux heures debout, surtout du blanc
Un afterwork d'entreprise, c'est une quarantaine de personnes de 18 h à 20 h, debout, avec des planches et du blanc frais. Le calculateur compte 17 bouteilles brutes, 24 arrondies au carton. C'est pile le seuil où un négociant devient utile : en dessous de 40 personnes, votre caviste suffit, et la page vous le dira.
Le calcul pour votre afterwork
Réglé pour 40 personnes, deux heures de cocktail, 85 % qui boivent du vin : on vient à un afterwork pour trinquer, mais certains reprennent la voiture. Répartition : 60 % de blanc sec, 20 % de rosé, 20 % de rouge léger pour la charcuterie, pas de bulles. Un afterwork n'est pas un toast.
« Une bouteille pour trois par heure » : ce que vaut la règle
C'est la règle qu'on entend dans les bars. Sur 40 personnes et deux heures, elle donne 27 bouteilles. Elle suppose que tout le monde boit, et deux verres par heure du début à la fin. Le calculateur compte deux verres la première heure, un la seconde, et retire ceux qui ne boivent pas. Les trois lectures côte à côte :
| Méthode | Bouteilles brutes | En cartons | Quand la retenir |
|---|---|---|---|
| Règle « 1 bouteille pour 3 par heure » | 27 | 30 | Open bar dans un lieu loué, équipe venue à pied, pas d'heure de fin. |
| Calculateur, 100 % de buveurs | 20 | 30 | Tout le monde boit, personne ne reprend le volant. |
| Calculateur, 85 % de buveurs | 17 | 24 | Le cas courant : un afterwork au bureau ou sur une terrasse. |
Entre 24 et 30, il y a un carton de blanc, soit 84 € au niveau « bon ». Les cartons non ouverts ne sont pas repris : partez de 24, et ne prenez le carton de plus que si l'afterwork n'a pas d'heure de fin.
Le blanc d'abord, et pourquoi
À 18 h, debout, avec des chips, des olives et des planches, le blanc sec est la couleur que tout le monde accepte. Les 24 bouteilles se répartissent ainsi :
Blanc sec
Un Bordeaux blanc sec, sauvignon et sémillon, d'un ou deux ans, servi à 8-10 °C. Il va avec tout ce qu'un afterwork sert, du fromage aux crevettes.
Rouge léger, servi frais
Pour la charcuterie : un Bordeaux jeune ou un clairet, à 14 °C. Un carton, pas plus. Le rouge tannique d'un dîner n'a rien à faire debout à 18 h.
Rosé
Indispensable de mai à septembre sur une terrasse. De novembre à mars, remplacez-le par un carton de blanc de plus.
Le rouge qui va avec la planche est détaillé sur la page vin et charcuterie. Et les bulles ? Seulement si l'afterwork fête quelque chose : un contrat signé, un chiffre annoncé. Un carton de champagne donne une flûte à chacun : six bouteilles, sept flûtes par bouteille, 42 flûtes pour 40. Crémant sur demande.
La facture, la TVA, le budget
Un afterwork payé par l'entreprise est une réception : la facture doit être au nom de la société, et l'objet de la soirée noté quelque part. En règle générale, la TVA sur le vin d'une réception organisée dans l'intérêt de l'entreprise est déductible : pot d'équipe, afterwork avec des clients, soirée de fin de projet, à condition de pouvoir en justifier l'objet et les participants. Au niveau « bon », les 24 bouteilles coûtent 336 € TTC, soit 280 € HT : 56 € de TVA que votre expert-comptable récupère ou non selon votre cas. Les règles et les cas où la réponse est non sont sur la page TVA sur le vin.
Un point que le service achats oublie : les bouteilles qu'on emporte à la fin de la soirée ne sont plus une réception mais des cadeaux. C'est une raison de plus pour commander serré.
Combien de bouteilles pour un afterwork de 40 personnes ?
24 en cartons de six : 12 de blanc sec, 6 de rosé, 6 de rouge léger. C'est 17 bouteilles brutes pour 34 buveurs sur deux heures, deux verres la première heure puis un, avec 8 % de marge. La règle « une bouteille pour trois par heure » en donne 27, parce qu'elle compte tout le monde à deux verres par heure jusqu'au bout.
Quel budget vin par personne pour un afterwork ?
Environ 5 € par personne TTC en vins corrects (198 € pour 40), 8,40 € au niveau « bon » (336 €), un peu plus de 18 € en grands vins (732 €). Retirez 20 % pour lire en HT si la TVA est déductible sur votre évènement.
À partir de combien de personnes passer par un négociant ?
Autour de 40. À 39 personnes, l'afterwork boit moins de 18 bouteilles marge comprise : c'est un passage chez votre caviste, qui fera un prix sur un carton panaché. À 40, on passe à 24 bouteilles en cartons, livrées au bureau avec une facture au nom de la société. Et si l'afterwork a lieu dans un bar, vous n'avez besoin ni de nous ni du caviste : le bar vend le vin.
Et pour un afterwork tous les mois ?
Commandez pour le trimestre plutôt que pour la soirée : 24 bouteilles par mois, c'est 72 sur trois mois, douze cartons, une livraison, un bon de commande. Il faut un placard frais et fermé ; un blanc et un rosé jeunes tiennent sans souci quelques mois. Le tarif dégressif et les frais de livraison sont précisés au devis. Pour un rythme très régulier, le bag-in-box se discute aussi.
Les erreurs de l'afterwork
- Compter 100 % de buveurs. Ceux qui reprennent la voiture, celles qui sont enceintes, ceux qui ne boivent pas : environ 15 % d'un afterwork. À 100 %, vous commandez un carton de trop, 30 bouteilles au lieu de 24.
- Ne pas donner d'heure de fin. Un afterwork sans fin annoncée dure trois heures, et le calcul passe à 30 bouteilles. Écrivez « 18 h - 20 h » sur l'invitation.
- Servir le blanc à température du bureau. Le frigo de la cuisine ne prend pas douze bouteilles. Un bac d'eau, de glace et de sel les descend à 8 °C en vingt minutes.
- Servir dans des gobelets. Le plastique fait passer un bon blanc pour un mauvais. Un verre par personne plus 5 % de casse : 42 verres pour 40.
Un pot plus court pour trente personnes ? La page pot de départ fait le compte sur une heure. Facture, délais de paiement, livraison sur site : tout ce que le service achats demande est sur la page évènement d'entreprise. Les chiffres vous vont ? Demandez un devis professionnel.