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Vin pour un congrès ou un colloque : 300 congressistes, deux jours, quatre services
Un congrès de deux jours ne boit pas en une fois. Deux déjeuners où l'on retourne en séance, un cocktail de bienvenue sur l'espace des exposants, un dîner de gala le second soir : quatre services, quatre calculs, et environ 460 bouteilles en cartons pour 300 congressistes. À cette échelle, trois questions comptent autant que le volume : livrer en deux fois, faire les comptes entre les deux, et facturer l'organisateur.
Le calcul, un service à la fois
Le calculateur compte un évènement à la fois. Il est réglé ici sur le plus gros des quatre services, le dîner de gala : 300 congressistes, 75 % qui boivent du vin, une heure de cocktail puis un dîner assis. Pour les autres services, changez les réglages en suivant le tableau ci-dessous et relancez-le : chaque ligne du tableau est ce qu'il affiche avec ces réglages.
Session par session
Quatre services calculés séparément, chacun avec les règles du calculateur : deux verres la première heure de cocktail puis un par heure, trois verres par repas assis, six verres par bouteille, marge de 8 % debout et de 10 % assis, arrondi au carton de 6 par couleur. Au déjeuner, la part de buveurs est réglée à 35 % : la plupart des congressistes retournent en séance, ceux qui boivent prennent un verre, et cela revient à une bouteille pour six environ avant la marge.
| Service | Réglages | Bouteilles | Couleurs | Budget « bon » |
|---|---|---|---|---|
| Jour 1, déjeuner | 300 · 35 % · 1 repas | 66 | 42 rouges, 24 blancs | 1 008 € |
| Jour 1, cocktail de bienvenue | 300 · 75 % · cocktail 1 h 30 | 114 | 54 bulles, 36 blancs, 24 rosés | 2 520 € |
| Jour 2, déjeuner | 300 · 35 % · 1 repas | 66 | 42 rouges, 24 blancs | 1 008 € |
| Jour 2, dîner de gala | 300 · 75 % · cocktail 1 h + repas | 216 | 84 rouges, 72 blancs, 18 rosés, 42 bulles | 3 912 € |
| Deux jours | 77 cartons | 462 | 168 rouges, 156 blancs, 42 rosés, 96 bulles | 8 448 € |
Prix TTC du niveau « bon » du calculateur, hors livraison : 28 € par congressiste pour les deux jours. Au niveau correct, 5 400 €, soit 18 € ; au niveau grand cru, 16 788 €. Additionner quatre services arrondis chacun au carton donne plus que la consommation prévue, 386 bouteilles brutes : c'est ce que la livraison en deux fois permet de rattraper.
Deux livraisons, un inventaire entre les deux
Les cartons non ouverts ne sont pas repris. Sur un congrès, c'est la raison de livrer en deux fois plutôt que tout la veille : ce qui reste fermé le premier soir sert le lendemain, et la seconde livraison n'a pas à l'apporter.
Première livraison
Le déjeuner et le cocktail du premier jour : 180 bouteilles. Blancs, rosés et bulles en chambre froide la nuit, rouges en salle. Un contact nommé réceptionne, avec un accès camion.
L'inventaire
On compte ce qui reste fermé, couleur par couleur. Si le premier jour a bu comme prévu, une trentaine de bouteilles restent fermées : des rouges du déjeuner, des blancs et des bulles du cocktail. Un appel, et la seconde livraison est ajustée.
Seconde livraison
Le déjeuner et le gala du second jour : 282 bouteilles au plus, moins ce qui reste. Le créneau, le lieu de déchargement et les frais de chaque livraison sont à confirmer au devis.
Le seul impératif : les mêmes vins aux deux livraisons, pour que les bouteilles restantes du premier jour aillent sur les tables du second. Les conditions de livraison sont sur la page livraison, grille à confirmer.
Facturer l'organisateur, et quand vous n'avez pas besoin de nous
La facture va à l'organisateur du congrès : l'association, la fédération, la société savante, l'entreprise ou l'agence qui porte le budget, avec le lieu du congrès comme adresse de livraison et votre numéro de bon de commande quand votre procédure l'exige. Si le budget vin se répartit entre plusieurs payeurs, un sponsor pour le cocktail par exemple, dites-le à la demande de devis : le découpage de la facture se règle avant la commande, pas après.
Beaucoup de palais des congrès imposent leur traiteur, avec son vin compris au forfait ou un droit de bouchon sur le vôtre. Vin compris au forfait : vous n'avez pas besoin de nous. Droit de bouchon : faites le calcul sur 462 bouteilles avant de décider, la page droit de bouchon le fait pour vous.
Combien de bouteilles pour un congrès de 300 personnes sur deux jours ?
Environ 462 en cartons pour deux déjeuners, un cocktail de bienvenue d'une heure et demie et un dîner de gala : 168 rouges, 156 blancs, 42 rosés, 96 bulles. C'est 386 bouteilles brutes ; l'écart vient de la marge et de l'arrondi au carton de chaque service, et se rattrape en partie en livrant en deux fois.
Pourquoi le calculateur ne compte-t-il qu'un service ?
Parce qu'un déjeuner de congrès et un gala ne se boivent pas pareil : au déjeuner, un tiers des congressistes prend un verre ; au gala, trois sur quatre. Mélanger les deux dans un seul calcul donnerait une part de buveurs fausse partout. On calcule chaque service avec ses réglages, puis on additionne, comme dans le tableau.
Et si tous les congressistes ne restent pas au gala ?
C'est le cas le plus courant : le dîner de gala a ses propres inscriptions. Mettez dans le calculateur le nombre d'inscrits au dîner, pas au congrès. Avec 250 inscrits au lieu de 300, le gala passe de 216 à 186 bouteilles. Pour le service à table et les magnums, la page dîner de gala détaille le déroulé pour 200 convives.
Quelle différence avec un gala de 300 personnes ?
La soirée dansante et la part de buveurs. La page 300 personnes compte un gala avec deux heures de soirée et 80 % de buveurs : 300 bouteilles pour une seule soirée. Au congrès, les délégués interviennent ou écoutent le lendemain matin : 75 % et pas de soirée dansante, 216 bouteilles pour le gala.
Les erreurs d'un organisateur de congrès
- Tout livrer la veille du premier jour. 77 cartons à stocker deux nuits, et aucun moyen de profiter de ce qui reste le premier soir. Deux livraisons, un inventaire entre les deux.
- Servir au déjeuner comme au gala. L'après-midi de séances s'en ressent, et le budget aussi. Un verre pour ceux qui le veulent, de l'eau sur toutes les tables.
- Compter les inscrits au congrès pour le dîner. Le gala a ses propres inscriptions, souvent un sixième de moins. Chaque service a son nombre de convives.
- Découvrir les conditions du lieu après la commande. Traiteur imposé, droit de bouchon, créneaux de livraison : demandez-les par écrit au palais des congrès avant de faire chiffrer le vin.
Un autre déroulé, trois jours, un seul déjeuner ? Le calculateur général combine les moments librement. Pour votre congrès : demandez un devis professionnel en indiquant les quatre services, réponse sous 48 h ouvrées.