Association · repas dansant · loto · kermesse
Combien de vin pour le repas d'une association, un loto, une kermesse ?
Cent vingt personnes, un repas à 25 € tout compris, une buvette qui doit payer la salle : le vin d'une association se compte au centime. Le calculateur ci-dessous est réglé pour ce cas, avec 70 % de buveurs, du vin correct sans être triste, et le bag-in-box là où personne ne le verra.
Le calcul pour 120 convives
Apéritif d'une heure, repas assis, deux heures de bal. Niveau « correct », parce que le budget est celui d'une association et que le rouge à 9 € fait très bien l'affaire.
Ce que ça donne, et pourquoi
Avec 84 buveurs sur 120, le modèle donne une centaine de bouteilles brutes : 28 pour l'apéritif, 42 pour le repas, 21 pour le bal. Après la marge de 10 % et l'arrondi au carton par couleur, on arrive autour de 114 bouteilles, dont 36 rouges, 30 blancs, 18 rosés et 30 bulles. Au niveau correct, cela fait 1 400 € environ, soit 12 € par convive en vin : la moitié du prix du repas. C'est le poste sur lequel une association gagne ou perd sa soirée.
| Moment | Bouteilles brutes | Ce qu'on sert | Format malin |
|---|---|---|---|
| Apéritif, 1 h | 28 | Bulles, blanc, rosé | Un crémant ou un mousseux plutôt que du champagne ; le champagne est possible, il double le poste |
| Repas | 42 | Rouge, un peu de blanc | Bouteilles sur les tables pour le rouge ; le blanc peut venir d'un bag-in-box au service |
| Bal, 2 h | 21 | Bulles, rosé | Bag-in-box de rosé au bar, bulles à la bouteille |
Le bag-in-box, l'ami de la buvette
Un bag-in-box de 5 litres remplace six bouteilles et deux tiers, coûte un quart de moins au litre, ne casse pas, se sert au verre sans bouchon et se garde un mois ouvert. Pour le blanc et le rosé de la buvette, c'est le bon format ; pour le rouge sur les tables, la bouteille reste plus digne et le bag-in-box de rouge existe aussi pour le service. Le comparateur de formats chiffre l'économie sur votre volume ; sur 120 convives, elle paie la sono.
Ce que le bag-in-box ne fait pas : les bulles. Le toast et le bal se servent à la bouteille, et c'est là que le budget se décide.
La buvette qui rentre dans ses frais
Si l'association vend le vin au verre ou à la bouteille pendant la soirée, deux choses avant tout. La première est l'autorisation : une buvette temporaire se demande en mairie, la page licence de buvette explique la démarche, les limites et les délais. La seconde est le prix : un verre de 12 cl de rosé acheté 7 € la bouteille coûte 1,20 € ; vendu 2,50 €, il rapporte 1,30 €. Sur 500 verres, c'est 650 € pour la caisse. Un verre à 3 € ne fait pas fuir ; un verre à 5 € dans une salle des fêtes, oui.
- Compter 100 % de buveurs. Une salle des fêtes le samedi soir, c'est des familles, des anciens, des conducteurs. 70 % est le bon chiffre ; le champ est réglable.
- Acheter au supermarché la veille par cartons de six. À 120 personnes, le tarif dégressif d'un négociant fait la différence, et la facture au nom de l'association passe en comptabilité.
- Prévoir 20 % de marge « pour être sûr ». Les cartons non ouverts ne sont pas repris. Ce qui reste finit au prochain bureau, ou dans la voiture du trésorier.
Combien de bouteilles de vin pour un repas de 120 personnes ?
Autour de 110 à 115 bouteilles toutes couleurs confondues avec un apéritif, un repas et deux heures de bal, en comptant 70 % de buveurs. Sans bal, 85 à 90. Le calculateur général fait le même calcul pour n'importe quel nombre.
Faut-il une licence pour servir du vin à un repas d'association ?
Si le vin est compris dans le prix du repas et servi à table, la question se pose peu ; s'il est vendu à part, à la buvette, il faut une autorisation temporaire de la mairie, cinq fois par an au maximum pour une association. La mairie a le dernier mot, et la demande se fait plusieurs semaines avant.
Une association peut-elle acheter chez un négociant ?
Oui, avec une facture au nom de l'association et un paiement avant expédition, par virement ou par chèque. Il n'y a pas de minimum imposé, mais sous une vingtaine de bouteilles la livraison n'a pas de sens ; à 120 convives, on est largement au-dessus.
Le vin de la buvette doit-il être le même que celui des tables ?
Non. Le rouge des tables se voit et se goûte au repas ; le rosé de la buvette se boit debout en dansant. Un cran au-dessus pour le premier, le bag-in-box pour le second. Personne ne s'en plaindra, et la caisse s'en portera mieux.
Prêt à chiffrer ? Demande de devis, avec les quantités du calculateur déjà remplies. Une loge qui dîne après chaque tenue : voir agapes.