Agence évènementielle · partenaire · Bordeaux
Du vin pour vos évènements, d'une ville à l'autre : un fournisseur qui suit
Une agence organise un lancement à Paris en mars, un séminaire à Biarritz en mai, une soirée annuelle à Lyon en décembre. Chaque fois le vin est un poste à chiffrer, à livrer sur un lieu qu'on ne connaît pas, à facturer au bon nom. Voici comment un négociant de Bordeaux s'y prend pour vous, sans exclusivité.
Ce que vous obtenez
Les quantités, calculées ensemble
Convives, moments, part de buveurs : le calculateur donne le chiffre par couleur, et on l'ajuste au téléphone selon le format de l'évènement. Marge serrée, parce que rien n'est repris.
Une sélection par budget
Trois niveaux, du Bordeaux de cocktail au cru classé, et du champagne. Les mêmes références d'un évènement à l'autre si votre client veut une continuité, ou une sélection neuve à chaque fois.
La livraison sur le lieu
Sur le site de l'évènement, en colis ou en palette, avec une personne de votre équipe pour réceptionner. Les délais et frais sont sur la page livraison ; on livre en France métropolitaine, à l'étranger proche sur demande.
La facture au bon nom
À l'agence, qui refacture, ou directement au client final avec votre marge convenue à part. Paiement avant expédition, une facture par évènement, un récapitulatif annuel si vous le demandez.
Trois évènements types
Ordres de grandeur pour des évènements d'agence classiques, avec 80 % de buveurs et une marge de 8 à 10 %. Le calculateur donne le détail par couleur et le budget à trois niveaux.
| Évènement | Convives | Format | Bouteilles | Ce qui compte |
|---|---|---|---|---|
| Lancement de produit | 150 | Cocktail 2 h | 75 à 85 | Bulles au toast, blanc et rosé ensuite, service rapide, tout au frais la veille |
| Séminaire | 60 | Dîner + soirée | 55 à 65 | Rouge au repas, droit de bouchon de l'hôtel à négocier avant |
| Soirée annuelle | 300 | Cocktail + dîner + soirée | 330 à 380 | Palette, deux points de service, personnel, chambre froide |
Ce qu'on ne fait pas, pour que ce soit clair
Pas d'exclusivité demandée : vous travaillez avec qui vous voulez sur les autres régions. Pas de reprise des cartons non ouverts, ce qui explique les marges serrées et le soin mis au calcul. Pas de service sur place ni de location de verres ; pour cela, vos traiteurs sont mieux placés, et on travaille volontiers avec eux, voir la page vin pour traiteur. Et Bordeaux d'abord : hors Bordeaux et champagne, la sélection est courte ; si votre client veut un vin que nous n'avons pas, on le dit tout de suite.
Pour les mariages que votre agence organise, la logique est la même que pour les wedding planners : dégustation pour le couple, quantités calculées, devis en 48 h, prix nets ou apport d'affaires selon votre façon de facturer.
Comment ça se passe
Vous envoyez le brief : date, lieu, convives, format, budget par tête, à qui facturer. Transvins, négociant en vins de Bordeaux depuis 1986, répond sous 48 h ouvrées avec les vins nommés, les millésimes, les prix HT et TTC par bouteille et par carton, les frais de livraison. Vous validez, on livre à la date convenue. Le prochain évènement repart du même fil de mail.
Réponse sous 48 h ouvrées. Sans engagement ni exclusivité.
Pouvez-vous livrer sur un lieu d'évènement plutôt qu'à l'agence ?
Oui, c'est le cas le plus fréquent. Il faut une adresse exacte, un créneau où quelqu'un de votre équipe est présent, et un accès pour un camion si c'est une palette. Les lieux qui refusent les livraisons la veille existent : vérifiez avec eux avant de fixer la date.
Facturez-vous l'agence ou le client final ?
Au choix, évènement par évènement. Facturer l'agence vous laisse appliquer votre marge ; facturer le client final avec un apport d'affaires convenu évite de porter la trésorerie. Les deux modes coexistent chez nos partenaires, parfois pour la même agence selon le client.
Quel délai minimum pour un évènement ?
Trois semaines pour une commande sur des vins en stock, livrée en colis. Six semaines si le client veut goûter avant. Moins de dix jours, c'est possible sur des références disponibles, avec une livraison express facturée au prix réel ; en décembre et en juin, comptez plus.
Proposez-vous des dégustations pour vos clients ?
Des échantillons pour l'agence ou le client, oui, sur les références envisagées ; une dégustation à Bordeaux pour un gros évènement, aussi. Pas d'animation de dégustation sur vos évènements : ce n'est pas notre métier, et vos prestataires le font mieux.